Organizar eventos é uma necessidade de muitos profissionais e empresas no mercado. Em grandes ocasiões são contratadas empresas organizadoras, mas, em muitos projetos de pequeno e médio porte, os próprios funcionários ficam responsáveis pela realização. Contudo, em algumas empresas, a tarefa de organizar os eventos corporativos é acumulada em uma rotina já existente e a gestão de tantas tarefas se torna um grande desafio.

O sucesso dos eventos está diretamente atrelado à imagem de quem os organiza. Certamente um evento desorganizado e caótico repercute negativamente de diversas formas. Para evitar que isso ocorra, listamos 5 erros clássicos, adaptáveis a qualquer tipo de evento corporativo. Confira e saiba como não errar na organização de seus eventos! 

1. Não definir um objetivo do evento corporativo

O primeiro erro é o menos comum, porém mais drástico. Todos os eventos corporativos ocorrem por algum motivo, desde os mais simples até grandes cerimônias. Um happy hour, por exemplo, obrigatoriamente, deve reunir a equipe, aparar as arestas e atritos na hierarquia da empresa, motivar funcionários e celebrar conquistas.

Quando você define o objetivo claramente, todo o escopo do evento é delineado com mais facilidade. 


2. Fechar o orçamento antes do escopo

Após definir o objetivo, chega a hora de delinear tudo o que acontecerá no evento. Essa fase é criativa, então tenha em mãos papel e caneta para desenhar ou anotar toda a programação, atrações, sinalizações, intervenções, fornecedores e outros detalhes.

Fechar o orçamento antes disso aumenta o risco de errar na previsão financeira. Uma boa dica é entregar duas propostas para a diretoria: uma com custo mínimo e outra com o orçamento ideal — um pouco mais caro. 

3. Definir métricas erradas (ou não definir)

Quando não há métricas, fica impossível saber se atingimos qualquer tipo de objetivo. Em eventos corporativos isso também é válido, por isso, defina esses indicadores antes de contratar qualquer fornecedor. Em determinados eventos, a opinião direta dos envolvidos é suficiente, mas em projetos maiores é válido utilizar pesquisa de satisfação, sistemas, pesquisas de clima e outras formas de avaliação.

4. Contratar fornecedores sem experiência

O segmento de eventos está em pleno crescimento e novos tipos de serviços e fornecedores surgem anualmente, desde intervenções criativas até simuladores de realidade virtual. Quando falamos de serviços essenciais (buffet, estrutura, manobristas etc.) o alto risco não compensa a inovação e a tradição fala mais alto. Centralize as contratações em fornecedores confiáveis, com anos de experiências e know-how na sua área de atuação.

5. Escolher o buffet errado

Entre os fornecedores essenciais, o buffet é um dos mais importantes. Não adianta investir em megaestrutura, atrações e cenografia arrojada se o buffet não segue o mesmo padrão. É possível até realizar um evento corporativo com budget reduzido, afinal, cada evento possui um objetivo específico, mas é fundamental definir um fornecedor de buffet com muitos anos de experiência no mercado. 

Seguir essas dicas é o primeiro passo para evitar os erros clássicos em eventos corporativos. Todos os eventos possuem características diferentes, por isso a padronização de todos os processos é tão importante, incluindo a criação e amadurecimento contínuo de checklists. Aproveite todos os eventos para fechar bons negócios e melhorar sua imagem. Assim, você ganha cada vez mais prestígio e autoridade na empresa em que você trabalha e no mercado. 

Gostou do nosso post? Que tal se informar também sobre como calcular a quantidade de comida para o seu evento corporativo