Tão importante para o sucesso de um evento quanto um planejamento bem feito e uma execução satisfatória, é o pós-evento.
O trabalho do organizador ou promoter não termina com o fim do evento. Algumas ações posteriores são essenciais para consolidar os objetivos pré-estabelecidos, especialmente no caso de eventos corporativos, e podem agregar ainda mais valor à imagem da empresa e dos colaboradores envolvidos, medindo a satisfação dos participantes e já preparando o terreno para o próximo evento.
Se você tem dúvidas do que precisa fazer em seu pós-evento para realmente fechar com chave de ouro, preparamos 4 dicas que você não pode deixar de conferir!
1. Acompanhe a vistoria final
É importante checar todos os itens listados em contrato e verificar com cada fornecedor se aquilo que estava combinado foi cumprido e se houve alguma perda ou dano material, buscando solucionar tudo da melhor maneira possível, para que não acarrete em prejuízo a nenhuma das partes.
Verifique também a limpeza e desmontagem da estrutura, garantindo que o local seja entregue conforme foi acordado.
2. Acerte com todos os fornecedores
Os pagamentos aos fornecedores que não tiverem sido efetuados previamente em sua totalidade devem ser feitos no primeiro dia útil seguinte ou, no máximo, na primeira semana após o evento. Evite fazer isso no dia do evento, para que não ocorra algum erro e também, claro, por questões de segurança.
Você pode também providenciar cartões de agradecimento ou mesmo fazer uma ligação para os prestadores de serviços. Afinal, eles são parceiros importantes, com quais vale a pena manter um bom relacionamento.
3. Faça um balanço imparcial
Programe uma reunião com todos que participaram da organização e faça um balanço considerando o que deu certo, bem como as falhas que possam ter ocorrido. Identifique os pontos cruciais a serem observados nos próximos eventos e, de preferência, faça um registro de tudo o que foi levantado, para que possa ser consultado quando necessário.
4. Peça feedback ao público
O feedback dos participantes do evento é um dos termômetros mais importantes para medir seu sucesso. Disponibilize formulários no próprio evento para que as pessoas possam fazer suas avaliações, depositando em um local específico reservado para isso, ou envie uma pesquisa de opinião por e-mail após o evento.
Observe, principalmente, opiniões recorrentes e convergentes, tanto positivas quanto negativas, e compile esses dados junto ao registro do balanço feito pelos organizadores.
Você pode aproveitar, ainda, o contato por e-mail para enviar esclarecimentos que se façam necessário, como pedir desculpa por algum transtorno que possa ter ocorrido durante o evento, e até engajar os participantes para futuros eventos.
Organizar um evento seja corporativo ou com qualquer outra finalidade exige muita responsabilidade e jogo de cintura. Para garantir o sucesso do seu evento, é imprescindível dar a devida atenção a cada etapa do planejamento e execução, sem esquecer ou negligenciar o pós-evento.
Com as dicas que listamos com certeza você estará mais preparado para cumprir este papel com êxito, não é mesmo? Conte para nós quais são as suas maiores dificuldade ou compartilhe sua experiência deixando um comentário!
