A organização de um evento vai muito além da satisfação de um cliente. É preciso cumprir bem todas as tarefas que se espera no acontecimento e encantá-lo. Um evento bem organizado traz diversas vantagens para a empresa, que vão desde a criação de uma imagem mais positiva até o aumento do nível de reconhecimento da marca.

Mas um evento empresarial não é uma tarefa simples de ser realizada, já que é necessário muito planejamento, organização e, é claro, dedicação por parte da equipe encarregada.

Você precisa organizar eventos na empresa em que trabalha? Quer garantir o sucesso na sua tarefa? Veja uma lista com os principais pontos de organização de eventos para grandes empresas, e não se preocupe em errar a mão!

Defina uma estratégia

Eventos geralmente passam por boas estratégias de marketing, com o intuito de melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros, sejam internos (os funcionários) ou externos (clientes e fornecedores).

Nesse sentido, definir uma estratégia é identificar o público que a empresa deseja alcançar e, com isso, reunir boas informações que possam servir de base para identificar elementos importantes para a organização do evento.

Portanto, é adequado ter informações como: os objetivos gerais e específicos; o tema central do evento; sua duração; a quantidade de convidados; o espaço físico que será realizado o evento; entre outros.

Planeje com antecedência

Após definir uma estratégia, agora é a hora de fazer um planejamento mais detalhado do evento, e isso deve acontecer com antecedência. As tarefas que podem ser executadas e definidas durante o planejamento são, por exemplo:

  • Nome do evento;
  • Data de realização;
  • Responsáveis pelas atividades;
  • Cotações com fornecedores;
  • Levantamento de todos os custos do evento;
  • Definição do cardápio mais adequado para o evento;
  • Definição do conteúdo programático;
  • Definição da decoração do ambiente;
  • Contratação de equipamentos precisos como microfones, projetores, som, iluminação entre outros;
  • Preparação do material gráfico que será utilizado como convite.

Escolha sempre o melhor

Um erro comumente cometido na organização de um grande evento acontece na hora da escolha dos fornecedores. Fazer economia na hora da contratação de um buffet ou decoração, por exemplo, pode prejudicar a qualidade do seu evento. Pode não parecer relevante de antemão, mas a alimentação e o visual podem influenciar de forma altamente positiva na satisfação geral de seu público.

Na hora de optar pelos melhores fornecedores, é muito importante solicitar as referências, além de conhecer o portfólio e sua cartela de clientes. Neste caso, vale estabelecer bons critérios para a contratação, como o posicionamento no mercado, criatividade, pontualidade, a flexibilidade em negociações de custos, condições de pagamento e, principalmente, a responsabilidade da empresa.

Divulgue adequadamente o evento

Elaborar um bom projeto para a divulgação do evento também é fundamental para garantir seu sucesso. Deve-se delimitar bem o público-alvo, a fim de que haja a definição das melhores táticas e técnicas para alcançar as pessoas.

Vale preparar um conteúdo que demonstre expectativa e deixe os convidados ansiosos para a chegada do evento. Além disso, a divulgação garante acesso mais rápido a informações básicas como data, endereço, assuntos, credenciais a serem feitas, entre outros. Os dados devem ser claros no convite, e pode-se oferecer, ainda, um site com tudo o que é necessário para o grande dia.

Após o evento empresarial, é considerável analisar se tudo ocorreu como fora inicialmente planejado e era esperado. Faça pesquisa com participantes; é a melhor forma de levantar os pontos positivos e negativos da ação.

E você, ainda tem dúvidas sobre como organizar eventos para a empresa? Deixe sua opinião por meio dos comentários!