Preparar um evento corporativo nem sempre é uma tarefa fácil. Alguns detalhes podem passar despercebidos e comprometer todo o sucesso da organização.
Um dos pontos mais importantes na hora de planejar a organização é a escolha do fornecedor. Essa tarefa precisa ser feita com cautela para não desagradar os convidados e tornar a experiência do encontro mais agradável possível.
Pensando nisso, desenvolvemos um post para ajudar você na tarefa de escolher e contratar o melhor fornecedor para o seu evento corporativo. Confira!
1. Faça uma lista de empresas no segmento
Se você já conhece alguns fornecedores, pode considerar meio caminho andado. Procure mais algumas opções próximas e tenha a certeza de que abrangeu uma quantidade suficiente para fazer uma boa pesquisa.
A internet pode ser uma excelente ferramenta de trabalho nessa etapa. Aproveite para realizar consultas de buffets e fornecedores existentes nas localidades para dar início a um bom planejamento de pesquisa e estratégia de compras. Pedir referências a conhecidos também pode ajudar.
2. Pesquise os fornecedores na internet
Com uma lista em mãos, você pode dar início a uma pesquisa mais aprofundada para escolher o melhor fornecedor. Porém, antes de fazer contato, faça uma consulta online buscando encontrar opiniões de clientes, referências, reputação, etc. Isso ajuda eliminar alguns logo de cara.
Considere o nível de aceitação que cada fornecedor possui na internet avaliando o índice de satisfação de qualidade dos produtos e serviços oferecidos, além da confiabilidade que ela tem no mercado, etc.
3. Faça contato com os mais importantes
Após coletar as informações de referência na internet, faça uma pré-seleção eliminando as que não atendem as necessidades do seu evento corporativo. Em seguida, contate os outros via telefone, chat, redes sociais, e-mail ou qualquer outro meio de comunicação disponibilizado pelo fornecedor para tirar algumas dúvidas restantes.
Muitas informações podem ser passadas somente via contato direto, para preservar as estratégias de vendas das empresas. Então, entre em contato e solicite uma cotação de preços, formas de entrega, os custos de entrega, prazos de entrega, formas de pagamento, etc. Apesar de menos prático que a internet, telefonar para os fornecedores é a melhor maneira de obter e conferir essas informações.
4. Compare os fornecedores pesquisados
Utilize uma planilha e monte uma grade listando os fornecedores pesquisados na vertical e as necessidades do evento na horizontal. Preencha os espaços atribuindo valores ou notas para cada produto e serviço oferecido.
Essa prática possibilitará uma melhor visão para comparar os pontos fortes e fracos de cada fornecedor, além de contribuir para uma decisão mais precisa considerando os pontos realmente importantes para o evento corporativo.
5. Escolha a empresa e dê início às negociações
Após escolher o fornecedor que considerar mais alinhado com os objetivos do evento corporativo, parta para a negociação. Não feche negócios logo de cara. Geralmente, os vendedores possuem uma margem para ceder descontos.
Aproveite para negociar preços e condições de pagamento para que o evento não seja apenas bem organizado, mas também mais rentável para a empresa organizadora.
E você, como contrata fornecedores para o seu evento corporativo? Deixe seu comentário contando suas experiências!